Il gestionale mostrava il fatturato. L'incassato restava invisibile.
Non ti manca il fatturato: ti manca sapere quanto di quel fatturato è davvero arrivato in banca.
Un gestionale efficiente, che mostrava il dato sbagliato.
Il cliente gestisce due aziende sotto lo stesso tetto — uno studio professionale e un'impresa di costruzioni — per un fatturato complessivo di circa 10 milioni di euro. Con due società, più conti correnti e più cantieri, i soldi in entrata e in uscita erano frammentati su canali diversi che non si parlavano tra loro.
Il software gestionale mostrava soltanto il fatturato emesso, cioè le fatture inviate: non l'incassato reale, cioè i soldi effettivamente arrivati in banca. Per saperlo bisognava incrociare a mano ogni bonifico con la fattura corrispondente, un lavoro da una giornata intera ogni mese. Mancando il tempo per farlo, il controllo veniva sempre rinviato, e circa 60.000-70.000 euro restavano costantemente bloccati in crediti mai incassati.
A sinistra ciò che il gestionale sapeva mostrare: solo l'emesso. A destra la domanda a cui il titolare doveva rispondere ogni mese, a mano. Nessuno aveva mai costruito il ponte tra i due.
Il problema non erano i clienti. Era la visibilità.
Gestionale, home banking e commercialista sapevano ciascuno un pezzo di verità: chi le fatture emesse, chi i movimenti in banca, chi il bilancio — ma tardi, a consuntivo. Nessuno dei tre, da solo, diceva quanto ci fosse davvero in cassa. Unire i tre pezzi voleva dire riconciliare a mano, riga per riga, ogni bonifico con la fattura giusta: una giornata di lavoro al mese che il titolare non aveva mai il tempo di fare per intero. Così il controllo slittava di continuo, e i crediti scaduti restavano lì — non perché i clienti non volessero pagare, ma perché nessuno li stava sollecitando.
Il sistema Brainiac, creato da Morfeus Hub, per riconciliare in automatico.
Un'unica schermata consultabile da telefono collega direttamente i conti bancari di entrambe le società con il sistema di fatturazione. Il software esegue la riconciliazione in automatico, incrociando ogni bonifico arrivato in banca con la relativa fattura e aggiornando lo stato del pagamento in tempo reale.
Le fatture scadute da 30, 60 o oltre 90 giorni saltano subito all'occhio, invece di restare nascoste tra le altre.
Il sistema mostra se il mese in corso sta riempiendo o prosciugando il conto.
Indica per quanti giorni l'azienda può coprire le uscite con la cassa attuale, senza nuovi incassi.
La riconciliazione, da una giornata al mese a zero minuti.
Il titolare non deve più dedicare mezza giornata a fine mese per controllare i conti: il sistema mostra subito quali clienti sono in ritardo, e i solleciti partono in pochi secondi, dal telefono.
Da una giornata intera di lavoro manuale al mese a zero minuti, in automatico, con 65.000€ di crediti recuperati nel primo trimestre.
Fatture scadute finalmente sollecitate, senza un euro di nuovo fatturato.
I solleciti partono appena la fattura scade, non a fine trimestre.
Da una giornata di lavoro manuale al mese a un processo automatico, in tempo reale.
“Prima guardavo il gestionale e vedevo solo il fatturato emesso, ma sul conto corrente mancavano i soldi perché le fatture aperte non venivano mai sollecitate. Con questo sistema leggo sul telefono l'incassato reale in tempo reale. Nel solo primo trimestre abbiamo recuperato 65.000 euro di crediti scaduti e ridotto i tempi d'incasso di 18 giorni.”
Titolare del gruppo aziendale (Studio professionale ed Edilizia)
Non ti manca il fatturato: ti manca sapere quanto di quel fatturato è davvero incassato.
Quanto hai fermo, ora, in crediti che basterebbe sollecitare? Il ROIometro te lo mette in euro.